会社設立エッセイⅲ
VOL07 電子定款の作成方法とオンラインシステムでの申請手続き
VOL07 電子定款の作成法とオンラインシステムでの申請手続き
▼はじめに
よく言われるとおり、電子定款のメリットは、定款認証時に収入印紙代４万円が不要になる点にあります。
ただし、電子定款を作成するためには、いくつかのソフトが必要になりますので、それらを新規で揃えると、確実に４万円以上のコストがかかります。
したがって、電子定款で認証を受けたければ、今のところは、電子定款に対応している専門家に定款作成・認証を依頼するのが最善です。４万円未満で作成・認証を代行してもらえれば、専門家に定款作成と認証を任せた上で、コストも安くなる計算です。
ですから、以下の電子定款の作成方法は、実際には、電子定款にこれから対応する専門家の方にしか役に立たないかも知れません。ご了承ください。
▼電子定款の作成に必要なソフト
◇ワープロソフト
定款を作成するためのソフトです。「マイクロソフト・ワード」、「一太郎」など、WindowsのPCに標準で入っているのです。
◇ＰＤＦ作成ソフト
ワープロソフトで作成した定款をＰＤＦに変換するソフトです。
アドビ社の「Adobe Acrobat（スタンダード版以上）」が必要です。
「Acrobat Reader」であればフリーでダウンロードできますが、これではPDFファイルの閲覧はできても作成はできませんので不可です。
◇電子証明書
印鑑にあたるものです。以下のようなものがあります。（価格は改定する場合がありますのでご確認ください。）
日本認証サービス株式会社が発行する電子証明書（２年で18,000円です）
日本商工会議所が発行する電子証明書（行政書士用）（約２年で14,700円です）
司法書士会連合会が発行する電子証明書（司法書士用）
◇電子署名用ソフト
アクロバットで作成した文書に、電子証明書を署名するには独自のソフトが必要です。
以下のようなものがあります。
「署名プラグインTYPE-J」（株式会社日立製作所 18,900円）
「電子認証キットPRO」（株式会社リーガル 15,750円）
「サムポローニアeX電子認証システム」（株式会社ピスク 8,400円 利用期間制限あり？）
◇証明済文書を表示するソフト
署名ソフト「署名プラグインTYPE-J」を使う場合は、表示用に別途「電子公証クライアントＡ」（20,790円）が必要なようです。（筆者は「署名プラグインTYPE-J」しか試していないので詳しくないのですが。）
ただし、ＰＣで署名を見ないのであれば必要ありません。
▼電子定款の作成手順
◇まずワープロソフトで定款を作成します。これは紙定款の場合と同じですね。
◇「Adobe Acrobat」を使って、出来上がった定款をＰＤＦに変換します。
◇ＰＤＦファイルに名前をつけて保存した上で、「Adobe Acrobat」上で電子署名を施します。このとき電子署名ソフトが連動して電子証明書を読み込みます。（「電子認証キットPRO」の場合ですが、多分ほかのソフトも多分同様だと思います）
◇従来であればここで署名済みＰＤＦ定款をフロッピーディスクに格納して完成でしたが、平成19年4月1日からはもうひと山あります。
▼オンラインシステムを使った申請手順
従来であれば、署名済みの電子定款（ＰＤＦファイル）をＦＤに入れて、謄本用に出力した紙定款とともに公証役場に持っていけば終わりだったのですが、オンラインによる手続きを促進するという国の方針のもと、平成19年4月からは前もって法務省のオンラインシステムを利用して電子定款をアップロードすることが必須要件になりました。
◇ＰＣ環境を整える
まずはＰＣのオペレーションシステムが2000またはXPであることが条件です。また、使用するブラウザもインターネットエクスプローラが条件です。
その上で、ＰＣにJREのバージョン1.4.2_11がインストールされている必要があります。
「事前準備操作ガイド」を読みながら、ＰＣにそれ以外のバージョンのJREがインストールされていないかどうかを確認し、インストールされていればそれをアンインストールしたうえで、バージョン1.4.2_11をインストールします。
さらに、同じく「事前準備操作ガイド」を読みながら、オンライン申請に必要なプログラム環境とインストーラをダウンロードします。
◇ID・PASSを登録する
ユーザー登録ページから、ログインするためのIDとパスワード等を登録します。このID・パスワード、ユーザー名はログイン時・後に入力しますので、忘れないように記録しておきます。
◇ログインする
システム申請ログイン画面にリンクというページから、ログインします。
マニュアルに沿って、公証役場、公証人名等を指定し、電子定款ファイルを添付、電子署名（ＰＤＦファイルに施した電子署名と同じ）を付与して、申請をします。
添付する電子ファイル名は半角英字でないとエラーになるようです。
◇正常に申請・到達完了するまでトライ
エラーが出たら、不正個所を修正してやり直すことになります。回線が混み合っている場合には、全く不正個所がなくてもエラーが出ることがあります。理由が不明の場合は再チャレンジするとなぜか正常に受け付けられることもあります。
◇処理状況を確認
申請データの到達確認ができ、到達確認表の保存・印刷まで終わったら、メインメニューに戻って申請データの処理状況を確認します。
処理状況は、「審査待ち」→「審査中」と変わり、認証が済むと「手続終了」に変わります。
ただし、ただ待っていても「手続完了」にはなりません。
手続きを終了するためには、発起人なり代理人が公証役場に出向く必要があります。
◇ＦＤまたはＣＤ－Ｒと認証手数料と謄本代をもって公証役場へ
ここからは従前の認証スタイルに戻ります。謄本用の定款、謄本代、ＦＤまたはＣＤ－Ｒ、認証手数料5万円を持って公証役場に行き、面前で公証を受けることになります。
違いは、持参するＦＤまたはＣＤ－Ｒが、以前であれば電子定款を格納したものであったのが、平成19年4月以降は、空のものである点です。（すでに電子定款データはオンラインで公証役場に届いていますので、データを持参する必要はありません。）
◇認証完了
公証役場では、オンラインデータを確認のうえ、問題がなければ認証を付与して持参のＦＤまたはＣＤ－Ｒに格納してくれます。同時に、オンラインの「審査中」の表示を「手続終了」に変えてくれます。
これで無事電子定款認証の完了です。