会社設立の流れ(2)
定款の作成・認証手続き
いかがでしょうか。会社の基本事項は決まりましたか？
会社設立手続きを専門家に依頼する場合でも、会社の基本事項は自分で検討しておく必要があります。実態に即さない書類を作成してしまい、設立まもなく「登記事項の変更」などということにならないように注意しましょう。
設立する会社の基本事項が決まったら、次に定款の作成に入ります。
定款の用紙など
定款は白の上質紙で、完成形がA4サイズかB5サイズになるように作成します。
最近、官公署では文書のA判化が進んでいますのでA4が無難かもしれません。
A3を二つ折にしてA4にしても、A4用紙に両面記載にしてもかまいませんが、家庭用のプリンターの用紙対応サイズや、手馴れた作成方法を考えると、A4で片面1ページずつというのが一番楽でしょう。
「○○株式会社定款」などと表記した表紙を作成し、3通のうち、公証役場保存用の1通にだけ、裏面に収入印紙を貼ります。
その後は、「第一章 総則」で、会社の商号や所在地などに関すること、「第二章 株式」と続いて、発行可能株式総数や譲渡制限に関することなど・・・と以下株主総会や取締役に関することなどを、法律の条文のような形式で書き綴っていきます。
綴じ方は、単にホチキスでとめるだけでかまいません。
さらに、後から抜き差しができないように、すべてのページの継ぎ目に発起人全員が印鑑（契印）を押します 。
そして最後に、発起人全員で記名押印して、出来上がりです。
定款に記載すること
定款の記載事項は、「絶対的記載事項」、「相対的記載事項」、「任意的記載事項」の3つに分かれます。
絶対的記載事項
記載し忘れたり、記載内容が法律に反していると受理されません。
会社法では、次の5つが絶対的記載事項になっています。
・目的
・商号
・本店の所在地
・設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
・発起人の氏名または名称および住所
なお、従来絶対的記載事項とされていた「設立に際して発行する株式の総数」、「公告の方法」の記載は自由になりました。
しかし、定款認証後の登記申請手続書類には記載しなければならないので、そこで慌てないためにも、あらかじめ定款で定めておいたほうがいいでしょう。
相対的記載事項
絶対的記載事項ではないが、記載することで「法的な効力」が生じる事項のことを、「相対的記載事項」といいます。
以下にいくつかを例示しますが、会社法になってこの相対的記載事項が増えています。
これは、「定款に定めることで、ある程度自由に会社経営ができるようにする」（＝定款自治）という会社法の狙いがあらわれているからです。
・現物出資者の氏名、財産の内容、評価額、出資に対して与える株式数
・会社設立後に譲り受ける財産の内容、価額、譲渡人氏名
・設立費用
・設立時の取締役や監査役、代表取締役の氏名
・取締役会、会計参与、監査役を置く旨
・役員の任期を伸ばす旨
・株主総会の招集期間の短縮
・役員の責任の減免に関すること
任意的記載事項
記載してもしなくてもいい事項です。以下のようなものがあります。
・提示株主総会の招集時期
・取締役・監査役の数
・株主総会の議長
・決算期に関する規定
このほかにも、公序良俗に反したり、権利侵害になるようなことでなければ、どんな事項も記載できます。
定款への実際の記載にあたっては、会社の「商号」や「所在地」などに関することからはじまって、「株式」、「株主総会」等の内容を順次盛り込んでいくことになります。
実際の定款記載例、記載上の留意事項については、「自分で会社設立手続き」に掲載していますのでご覧ください。
電子定款とは
インターネットで、「電子定款」というキーワードで検索をかけてみてください。
ものすごい数の会社設立専門家の事務所がヒットするはずです。
いまや会社設立では、この「電子定款」（あるいは電子公証）が常識となりつつあります。
その理由は、同じ定款認証でも、紙定款で認証を受ける場合と電子定款で認証を受ける場合とでは、法定費用が４万円も変わってくるからです。
電子定款で認証を受けるだけで、単純に４万円の収入印紙代が削減できるのです。
電子定款といっても、特別難しいことをするわけではありません。
紙定款だって、大体はワープロソフトで作成しているので、紙に刷りだすまでは”電子定款”です。
違いは、電子ファイルのまま公証人役場で認証してもらうという点です。
紙定款であれば、刷りだしたものに押印しますが、電子ファイルには押印ができませんので、電子署名というものを施します。
ここがちょっと厄介です。
なぜなら、電子署名をするためには、それ用のソフトが要るからです。
必要になるのは、「電子署名用のソフト」、「電子証明書作成ソフト」、そして「PDF作成ソフト」です。PDF作成ソフトは、電子署名に対応している必要があり、一般にはAdobe社のAcrobat Standard（バージョン6.0以上）を使います。
実は、このソフトをそろえるのに、７万円以上のコストがかかります。
法定費用４万円の削減効果など、あっと言う間に吹っ飛び、マイナスになってしまいます。
会社を設立しようという人にとって、電子定款のメリットは、とにかく法定費用４万円の削減にあります。
電子定款のメリットを享受
この電子定款のメリットを生かすためには、自分では電子定款用ソフトを購入せず、ソフトを備えて電子定款対応ができる外部に委託するのが一番です。
電子定款の作成と認証だけを委託し、しかも委託費用が４万円未満であれば、自分で紙定款を作成して認証を受けるよりもコストを抑えられるのです。
もちろん、定款の作成と認証手続きの労力も軽減できます。
定款の認証を受ける
定款認証の準備が整ったら、公証人役場へ行って認証を受けます。
公証人役場は、会社設立の際に定款認証をしてもらうところですが、その他いろいろな「公正証書の作成」をしています。 最寄の公証人役場は、日本公証人連合会のウェブサイトで確認できます。
定款は、公証人が入念にチェックします。軽微でわずかなミスはその場で訂正してもらえますが、致命的なミスやミスの箇所が多いと、作り直しになります。
無事受理されると、３通のうち１通に収入印紙を貼り（電子定款であれば不要）、消印します。
これが公証人役場に保存される原本になります。
あと２通は返却され、１通は設立登記申請の際に登記所へ提出します。１通は会社保存用です。
